Jaarvergadering

Concept notulen jaarvergadering 2018

Uitvaartvereniging “De Laatste Eer” voor Wieringen en omstreken. Notulen van de ledenvergadering gehouden op 27 juni 2018 in het dorpshuis “t Skrale End te Westerland. Aanwezig: G. Wilms, P. Leen, M. Glim, Fr. Van Duin, L. Wierenga, B. Wiegman en R. Mast Aanwezig namens uitvaartzorg Mereboer: J. Mereboer. Aanwezig kandidaat bestuursleden: Mw. W. Brommer-Rotgans, dhr. J. Henrotte, dhr. R. Kleimeer. Leden: Mw. T. Ooms –Coevert. Afwezig met afbericht: dhr. J. M Zuidema, dhr. H. Koomen en dhr. S. Zijm

1.Opening Gijs opent de vergadering en heet iedereen welkom.

2. Mededelingen en ingekomen stukken Geen mededelingen

3. Notulen van de jaarvergadering op 29 juni 2017 Jorieke Mereboer was wel aanwezig. Notulen worden vastgesteld.

4. Jaarverslag 2017 Het aantal overleden niet leden was 49 personen.

5. Financieel jaarverslag 2017

5.1: Ook dit jaar zijn de boeken weer gecontroleerd door het accountantskantoor Bakker. De omzet en de inkomsten zijn dit jaar stabiel gebleven. Er wordt € 6300,– toegevoegd aan de algemene reserve. Op de winst- en verliesrekening is de negatieve dotatie toegevoegd. De cashflow is positief en we zitten op bijna 100% solvabiliteit. De dekkingsgraad moet voor de sector 105% zijn. De dekkingsgraad voor De Laatste Eer bedraagt 109%! Er is een vraag over de gehanteerde rekenrente. De accountant hanteert een rekenrente van 2,5%. Er zal mondeling worden uitgelegd aan de heer Zijm, waarom we deze rekenrente hanteren. De jaarrekening wordt vastgesteld. Aan het bestuur wordt decharge verleent.

5.2: Vaststellen contributie en inkoopsom 2019. We hanteren de voor sector gehanteerde inflatiecorrectie van 3,1 % vastgesteld door het CBS. Inkoopsom gezin nu: € 22,–   Voorstel: € 22,65

Inkoopsom alleenstaande nu: € 11,– Voorstel: € 11,35

Contributie voorstellen voor 2019: Gezin nu € 55,– Voorstel € 56,50 Inwonend kind vanaf 18 jaar nu € 25,– Voorstel € 25,70

Alleenstaande nu € 30,50 Voorstel € 31,40

De verhogingen worden vastgesteld.

5.3: Vaststellen samenstelling pakket voor 2019. De waarde van het pakket bedraagt voor 2018 € 1394,20. We hopen dat de het pakket niet verder stijgt dan de waarde in 2017 nl. € 1409,–. We zullen afwachten waar Mereboer volgend jaar mee komt.

6. Voorstel aanpassingen en modernisering Statuten van 1995.

Artikel 1: Gaan we de naam De Laatste Eer aanpassen? Na een korte discussie besluiten we dat we gaan nadenken over een eventuele naamsverandering. Tijdens de volgende bestuursvergadering komen we hier op terug. Als de naam verandert, zal het adres van de website ook aangepast moeten worden.

Artikel 4: Op dit moment is het alleen mogelijk om toe te treden tot het bestuur als je lid bent van de vereniging. Dit geldt dus alleen voor leden en ereleden. Voorstel is om buitengewone leden ( deze krijgen een volmacht van het bestuur zie: artikel 10.3) ook toe te laten tot het bestuur. Er zal een voorstel worden gemaakt door het bestuur waarin alles verwoord wordt in een passende tekst. De verhouding wel lid en niet lid is hier een belangrijk aandachtspunt.

Artikel 4.2: De statuten moeten in dit artikel aangepast worden. Je kunt lid wordt tot en met je 65e jaar. Vanaf 25 jaar zal er een inkoopsom betaald moeten worden. Dit was vanaf 29 jaar.

Artikel 9: Er zal een aanpassing komen, dat rechtsgeldige besluiten ook via de moderne middelen (bijv. e-mail) genomen kunnen worden.

Artikel 10.3: Het bestuur kan een volmacht verlenen aan anderen, om de vereniging binnen de grenzen van die volmacht te vertegenwoordigen. Voorstel van het bestuur: Is men het er mee eens dat we kandidaat bestuursleden die geen lid zijn van de vereniging op deze manier laten functioneren als bestuurslid? Voorstel is aangenomen.

7.Nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) Sinds 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Dat betekent dat in de hele Europese Unie (EU) dezelfde privacywetgeving geldt. De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) geldt niet meer. Secretaris R. Mast zal via een checklist controleren wat voor De Laatste eer belangrijk is. Er zal met uitvaartverzorger Mereboer en website beheerder Wigbout een verwerkingsovereenkomst afgesloten moeten worden, omdat beide partijen verschillende data van de vereniging gebruiken.

8. Verslag ontwikkeling toekomstvisie ( verzoek uit ALV 2015) De laatste jaren zien we het ledenaantal teruglopen. Oorzaak: Het aantal nieuwe leden dat zich aanmeldt, is vanaf 2012 lager dan het aantal overleden leden. Met name de jeugd is in dit geval een groot probleem. De meerwaarde/voordelen van een lidmaatschap bij de Laatste Eer is niet of nauwelijks bekend. Afspraak is dat we de club niet gaan verkopen aan een uitvaartverzekeringsmaatschappij. Duidelijk is wel dat de uitvaartbranche sterk aan het veranderen is. De Horizon wordt minder gebruikt. Mensen zoeken andere mogelijkheden om een uitvaart te organiseren. Er zijn plannen om de functie van de Horizon aan te passen. Er zijn inmiddels gesprekken geweest met een architect en er is een partij gevonden om een nieuwe ruimte te creëren voor een opbaring. De ontwikkelkosten voor deze nieuwe plannen bedragen voor de Laatste Eer € 20.000,– voor 2018. De andere partij investeert een bedrag rond de € 100.000,–. De komende maanden zullen nieuwe plannen geleidelijk worden gepresenteerd.

9. Bestuursverkiezing Aftredend en niet herkiesbaar zijn de heren L. Wierenga, Fr. Van Duin en B. Wiegman. Frans van Duin en Bert Wiegman zijn al 30 jaar of meer lid van de vereniging. Lupko is zeven jaar bestuurslid geweest van de vereniging. Gedrieën worden ze door voorzitter Gijs Wilms bedankt voor hun inzet. We hopen echter dat ze wel betrokken blijven bij de vereniging. De komende jaren gaat er veel veranderen en wellicht zal er nog een keer een beroep op ze worden gedaan. De aftredende bestuursleden krijgen een bos bloemen en cadeaubon overhandigt. Aftredend en herkiesbaar zijn mw P. Leen-Mulder en dhr. R. Mast. Omdat er geen tegenkandidaten zijn, worden ze bij acclamatie weer herkozen. Omdat bij agendapunt 6 artikel 10.3 het voorstel om kandidaat bestuursleden die geen lid zijn van de vereniging te laten functioneren als bestuurslid is aangenomen, worden mw. Brommer-Rotgans, dhr. J. Henrotte, dhr. R. Kleimeer, dhr. H. Koomen en dhr. S. Zijm als kandidaat bestuursleden toegevoegd aan het bestuur.

10. Rondvraag. Mw. T. Ooms –Coevert: We hebben al ongeveer 50 jaar contributie betaald. Wat heb ik bij elkaar gespaard en moet je voor altijd contributie blijven betalen? Antwoord: In de statuten staat dat je altijd contributie moet blijven betalen. Je hebt dan ook recht op het verzorgingspakket. Op het moment van overlijden zal een offerte worden opgemaakt. Je zult dan als lid zien, dat wat je hebt ingelegd ongeveer verdubbeld is. We zijn het er echter wel over eens dat dit duidelijker gecommuniceerd moet worden. Voorstel is om dit duidelijker in het verzorgingspakket te vermelden.

11. Niets meer aan de orde, sluit de voorzitter om 21.05 uur de vergadering.